Datenschutzhinweis der VON ARDENNE Gruppe
für Online-Meetings und Telefonkonferenzen via Microsoft Teams

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams.

Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Der Verantwortliche gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist die:
VON ARDENNE GmbH
Am Hahnweg 8
01328 Dresden
Deutschland
Tel.: +49 351 2637 300
E-Mail: office@vonardenne.com

- nachfolgend „VON ARDENNE“-

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutzbeauftragter@vonardenne.com oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“ (nachfolgend „MS Teams“), um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend „Online-Meetings“).

Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihnen die Teilnahme an einem Online-Meeting über MS Teams zu ermöglichen.
Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten in Form von Video oder Audio verarbeitet. Sie können selbst entscheiden, ob dabei die Kamera und das Mikrofon ein – oder ausgeschaltet sind. Zudem ist es Ihnen unbenommen, Inhalte offen zu legen oder nicht, wobei Sie das Offenlegen der Inhalte jederzeit wieder abbrechen können. Wenn Sie an der Chatfunktion teilnehmen, verarbeiten wir Ihre in den Chat-Texten enthaltenen personenbezogenen Daten und die anderen Teilnehmer haben ggf. von diesen Inhalten auch Kenntnis. Sollten Sie sich in das Online-Meeting telefonisch einwählen, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer. Durch VON ARDENNE oder durch mit VON ARDENNE nach § 15 ff. AktG verbundene Unternehmen kann eine Aufzeichnung des Online-Meetings erfolgen. In einem solchen Fall werden Sie über die Aufzeichnung benachrichtigt. Nach dem Online-Meeting wird die Aufzeichnung gespeichert, wobei wir die Aufzeichnung für Interessenten freigeben können.

Ihre Daten werden aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet.

Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von MS Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. während der Teilnahme an dem Online-Meeting machen.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

  • Angaben zum Benutzer: Vor- und Nachname, Telefon, E-Mail-Adresse, Profilbild, Abteilung
  • Meeting-Metadaten: Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
  • Bei Aufzeichnungen: Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur ein- und ausgehenden Rufnummer, Land, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen oder den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Ihren Namen angeben.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten müssen an den Dienstleister für das Online-Meeting übermittelt werden. MS Teams ist Teil von Microsoft 365. MS Teams ist ein Kollaborationstool, welches auch eine Audio-/ Videokonferenzfunktion beinhaltet. Microsoft Office ist eine Software der Firma Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA. Unter privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement informiert Microsoft über die Verarbeitungen personenbezogener Daten.

MS Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft 365. Wir haben mit dem Anbieter Microsoft Corporation Datenschutzvereinbarungen und EU-Standardverträge abgeschlossen, um einen weitestgehenden Datenschutz zu garantieren. Bitte beachten Sie, dass wir auf die Datenverarbeitungen von Microsoft keinen Einfluss haben. Soweit MS Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von Microsoft verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Gesetze und Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen.

Ihre personenbezogenen Daten werden von VON ARDENNE verarbeitet und gegebenenfalls an mit dem Verantwortlichen verbundene Unternehmen (im Sinne von § 15 ff. AktG) übermittelt, wenn die verbundenen Unternehmen diese Daten zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Im Übrigen erfolgt eine Weitergabe von Daten an Dritte nur, wenn dies für die Erfüllung des Zweckes, für den der Teilnehmer seine personenbezogenen Daten mitteilt, notwendig ist.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
MS Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter mit Hauptsitz in den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann damit auch in einem Drittland stattfinden, d.h. einem Land außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. der Vertragsstaaten über das Abkommen zum Europäischen Wirtschaftsraum (EWR).

Bitte beachten Sie jedoch, dass das Vorhandensein eines angemessenen Datenschutzstandards bei Anbietern außerhalb von EU / des EWR – auch bei Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln – nicht in jedem Fall gewährleistet werden kann.

Ihre Rechte
Sie haben gegenüber VON ARDENNE folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:Recht auf Auskunft,

  • Recht auf Berichtigung oder Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Widerrufsrecht bei Einwilligung

Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben. Die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt Ihres Widerrufs bleibt unberührt. Die Teilnahme an einem Online-Meeting ist dann nicht möglich.

Widerspruchsrecht
Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs .1 lit. f) (berechtigtes Interesse) DSGVO, können Sie der vorbeschriebenen Datenverarbeitung jederzeit widersprechen, soweit sie personenbezogen erfolgt. Ihr Widerspruch hat für Sie keine nachteiligen Folgen. Die Teilnahme an einem Online-Meeting ist dann nicht möglich.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist die Aussichtsbehörde, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat:

Sächsische Datenschutzbeauftragten
Postfach 11 01 32
01330 Dresden

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

 

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